Politique de confidentialité.

1. Qui sommes-nous

Ékole est une entreprise établie à Montréal (Québec). Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons vos renseignements personnels quand vous visitez ekole.io, nous écrivez par ses formulaires, posez une question à son agent conversationnel ou appelez le numéro qui y est publié.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de cette politique. Pour toute question, demande ou plainte, écrivez à :

• Courriel : info@ekole.io
• Ékole, Montréal (Québec)

2. Les renseignements que nous recueillons

Nous recueillons seulement les renseignements dont nous avons besoin, par les moyens suivants.

Formulaires de contact

Nos formulaires de contact (page d'accueil et page Maïmonide) recueillent votre nom, votre courriel, votre message et, selon la page, votre profil (école, enseignant·e, candidat·e, partenaire…), le nom de votre école ou organisation et un objet. Ces renseignements nous parviennent par courriel, par l'entremise de notre fournisseur d'envoi Resend, dans notre boîte info@ekole.io (Google Workspace).

Formulaire de candidature (page Carrières)

Nous recueillons votre prénom, votre nom, votre courriel, le poste visé, la langue d'affichage du site et, si vous les fournissez, votre téléphone, votre profil LinkedIn ou portfolio, votre lettre de motivation et votre CV. Votre candidature nous parvient par courriel (Resend), CV en pièce jointe, dans une boîte de recrutement d'Ékole (Google Workspace). En cochant la case de consentement, vous acceptez qu'Ékole traite votre candidature et conserve votre CV aux fins de recrutement.

Pré-remplissage par l'IA. Dès que vous joignez votre CV, avant même d'envoyer le formulaire, le fichier est transmis à l'API Gemini de Google, qui en extrait votre prénom, votre nom, votre courriel, votre téléphone et votre lien LinkedIn ou portfolio pour pré-remplir le formulaire. Vous pouvez relire et corriger chaque champ. Cela vaut pour les fichiers PDF, image (PNG, JPEG, WebP) et texte ; un fichier Word n'est pas transmis à Gemini. Notre serveur ne garde aucune copie du fichier à cette étape. Si vous préférez éviter ce traitement, remplissez le formulaire sans joindre de CV et envoyez-nous votre CV à info@ekole.io.

Agent conversationnel (page d'accueil)

Quand vous écrivez une question dans le terminal de la page d'accueil, le texte de votre message et la langue d'affichage sont envoyés à notre serveur, puis à l'API Gemini de Google, qui rédige la réponse. Chaque message est envoyé seul, sans l'historique de la conversation, et la conversation disparaît quand vous quittez la page. Les commandes intégrées (comme help ou clear) restent dans votre navigateur. Vos messages et les réponses peuvent être consignés dans nos journaux techniques (voir plus bas). Merci de ne pas inscrire de renseignements personnels dans le terminal, les vôtres ou ceux d'une autre personne, par exemple un élève.

L'agent peut vous proposer un lien de prise de rendez-vous (Cal.com). Si vous l'utilisez, Cal.com recueille les renseignements demandés dans son formulaire, par exemple votre nom et votre courriel, et nous les transmet pour organiser le rendez-vous.

Appels téléphoniques

Les appels à notre ligne +1 (438) 900-4950 sont pris en charge par un agent vocal d'intelligence artificielle, fourni par Retell AI. Ce que vous dites pendant l'appel est traité par ce fournisseur pour vous répondre, et fait l'objet d'une transcription écrite, que nous conservons pour donner suite à votre demande. Nous recueillons aussi votre numéro de téléphone et, si vous prenez rendez-vous pendant l'appel, votre nom, votre courriel, votre école et l'objet de l'appel.

Journaux techniques

Quand vous envoyez un formulaire, joignez un CV ou écrivez à l'agent conversationnel, nos fonctions serveur consignent l'événement dans un journal interne, hébergé chez Netlify. Ce journal peut contenir la date et l'heure, le type d'événement, l'adresse IP de votre connexion, des renseignements techniques (code ou message d'erreur, type de fichier, langue) et, selon le cas, le type et l'objet de votre demande de contact, le poste visé ou, pour l'agent conversationnel, le texte de votre question et de la réponse. Nos fonctions n'y inscrivent ni votre nom, ni votre courriel, ni votre message de contact, ni votre CV. Ces journaux servent uniquement au bon fonctionnement, au diagnostic et à la sécurité du site. Comme tout hébergeur, Netlify traite aussi les données techniques de connexion (adresse IP, navigateur) nécessaires pour vous afficher les pages.

Préférences enregistrées dans votre navigateur

Le site mémorise votre choix de langue et de thème (jour ou nuit) dans le stockage local de votre navigateur (clés ekole-lang et ekole-theme). Ce ne sont pas des témoins (cookies) : ces valeurs restent sur votre appareil, et seule la langue d'affichage accompagne vos messages et vos candidatures. Vous pouvez les effacer en tout temps dans les réglages de votre navigateur.

Services de tiers intégrés à nos pages

• Polices de caractères. Toutes nos pages chargent leurs polices depuis Google Fonts. Votre navigateur communique alors votre adresse IP et des renseignements techniques (navigateur, système) à Google.
• Vidéo. La page Maïmonide propose une vidéo YouTube. Elle ne se charge que si vous cliquez sur « Lire la vidéo » ; YouTube (Google) peut alors recueillir des renseignements sur votre navigation et déposer ses propres témoins, selon ses propres règles.
• Démo Maïmo. La page Maïmonide intègre la démonstration des applications Maïmo (six outils pour le personnel enseignant), hébergées par Ékole chez Netlify et reliées à l'API Gemini de Google avec une clé d'Ékole. Ce que vous y saisissez ou téléversez est transmis à Google et consigné dans nos journaux techniques, avec votre adresse IP et un identifiant de session aléatoire conservé dans votre navigateur. Chaque outil comporte un bouton ⚠️ qui, si vous l'utilisez, nous transmet votre description, le prénom indiqué et une capture de l'écran. N'y saisissez aucun renseignement personnel, en particulier sur un élève.

Ce que nous ne faisons pas

• Nos pages ne déposent elles-mêmes aucun témoin (cookie) et n'intègrent aucun outil publicitaire ni de mesure d'audience.
• Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons pas vos renseignements personnels.
• Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements : ce sont des personnes qui étudient les demandes et les candidatures.

3. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

• Répondre à vos demandes : devis, évaluation de financement, partenariat ou simple information.
• Organiser un rendez-vous, si vous en demandez un.
• Étudier votre candidature, communiquer avec vous pendant le recrutement et la conserver pour de futurs postes (voir la section 5).
• Vous faire gagner du temps en pré-remplissant le formulaire de candidature.
• Répondre aux questions posées à notre agent conversationnel et à notre ligne téléphonique.
• Assurer le bon fonctionnement, le diagnostic et la sécurité du site.
• Respecter nos obligations légales.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.

4. Qui a accès à vos renseignements

À l'interne, seuls les membres de l'équipe d'Ékole qui en ont besoin y ont accès : la direction et, pour les candidatures, les personnes qui participent au recrutement.

Nous faisons appel à des fournisseurs qui traitent certains renseignements pour notre compte :

• Netlify — hébergement du site, fonctions serveur et journaux techniques (États-Unis).
• Resend — acheminement des courriels produits par nos formulaires (États-Unis).
• Google — boîtes courriel et documents (Google Workspace), API Gemini (agent conversationnel, pré-remplissage du CV et démo Maïmo), Google Fonts et YouTube (États-Unis et autres pays).
• Retell AI — agent vocal de notre ligne téléphonique (États-Unis).
• Cal.com — prise de rendez-vous, en ligne ou pendant un appel (États-Unis).
• D'autres outils infonuagiques de bureautique, de stockage et d'intelligence artificielle que notre équipe utilise pour traiter les demandes et les candidatures. La liste à jour est disponible sur demande.

Hors du Québec

Ces fournisseurs sont situés principalement aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc être communiqués et conservés à l'extérieur du Québec, où ils sont soumis aux lois locales. Nous limitons ce que nous leur transmettons au nécessaire et faisons appel à des fournisseurs reconnus, dont les conditions contractuelles encadrent le traitement des données.

Nous ne communiquons pas vos renseignements à d'autres tiers, sauf avec votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l'exige, par exemple à la demande d'une autorité compétente.

5. Conservation et sécurité

• Demandes de contact et rendez-vous : le temps de traiter votre demande et, s'il y a lieu, de gérer la relation qui en découle.
• Candidatures et CV : jusqu'à 24 mois après leur réception, pour de futurs postes, à moins que vous nous demandiez de les retirer plus tôt. Si vous vous joignez à l'équipe, ils sont versés à votre dossier.
• CV transmis pour le pré-remplissage : notre serveur n'en garde aucune copie ; Google le traite selon les conditions de l'API Gemini.
• Messages à l'agent conversationnel : nous ne les conservons nulle part ailleurs que dans nos journaux techniques.
• Appels téléphoniques : transcriptions conservées le temps nécessaire pour donner suite à votre appel.
• Journaux techniques : conservés dans un espace protégé, accessible seulement aux personnes autorisées d'Ékole, le temps nécessaire au fonctionnement, au dépannage et à la sécurité du site.
• Préférences de langue et de thème : dans votre navigateur, jusqu'à ce que vous les effaciez.

Au terme de ces périodes, nous détruisons vos renseignements ou les rendons anonymes.

Sécurité

Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS), l'accès à nos boîtes courriel et à nos journaux est réservé aux personnes autorisées, et nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présentait un risque de préjudice sérieux, nous aviserions la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

6. Les membres de notre équipe sur le site

Quand nous présentons un membre de l'équipe sur le site (nom, titre, photo, biographie), nous le faisons seulement avec son consentement écrit, et seulement pour les renseignements que cette personne a approuvés. Elle peut retirer son consentement en tout temps en écrivant à info@ekole.io : nous retirons alors du site, dans un délai de 10 jours ouvrables, les renseignements visés par ce retrait (profil, photo ou mention dans un billet de blogue). Des copies peuvent subsister quelque temps dans des moteurs de recherche ou des services d'archivage que nous ne contrôlons pas ; nous faisons les démarches raisonnables pour en demander le retrait.

7. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• savoir si nous détenons des renseignements sur vous et y accéder ;
• les faire corriger s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement, par exemple pour que nous retirions votre candidature ;
• nous demander de cesser de diffuser un renseignement vous concernant ou de désindexer un lien qui y mène, lorsque la loi le prévoit ;
• recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à la personne de votre choix ;
• savoir quelles catégories de personnes ont accès à vos renseignements et combien de temps nous les conservons.

Comment faire une demande

Écrivez à info@ekole.io en précisant votre demande. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité. Nous vous répondrons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. L'accès à vos renseignements est gratuit ; si des frais raisonnables de reproduction ou de transmission devaient s'appliquer, nous vous en informerions d'abord.

Porter plainte

Nous accusons réception de toute plainte et y répondons par écrit dans les 30 jours. Si nous refusons une demande d'accès ou de rectification, ou n'y répondons pas dans les 30 jours, vous pouvez, dans les 30 jours suivants, demander à la Commission d'accès à l'information du Québec d'examiner le désaccord ; pour toute autre plainte, vous pouvez vous adresser à la Commission en tout temps : cai.gouv.qc.ca.

8. Élèves et personnes mineures

Le site ekole.io s'adresse aux écoles, au personnel enseignant, aux partenaires et aux candidat·es. Il ne s'adresse pas aux élèves, et nous ne cherchons pas à recueillir par ce site de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans. Si un enfant de moins de 14 ans nous a transmis des renseignements, un parent peut nous écrire à info@ekole.io pour les faire supprimer.

Les applications que nous utilisons en classe ne font pas partie de ce site. Leur utilisation est encadrée par une entente avec l'école concernée, qui demeure responsable des renseignements de ses élèves ; nous agissons alors en son nom et selon ses instructions. Nous privilégions des comptes de classe, sans nom ni courriel d'élève.

9. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique, par exemple quand nous ajoutons un service ou changeons de fournisseur. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de divergence entre les versions française et anglaise, la version française prévaut.

Dernière mise à jour : 28 septembre 2026